山西省卫生健康委员会发布《山西省卫生健康委员会关于教学科研试剂等用品通过电商平台采购管理办法（试行）》的公告

山医大校〔2018〕78号

各单位，包括教学部门，行政机构，辅助机构，核心科研机构，以及所有附属部门：

为了加强学校物资的标准化和数字化采购流程，防范采购环节的廉洁风险，有效提高物资获取的速度，根据学校的具体情况，制定了《山西医科大学关于教学科研试剂等物品借助网络平台购买的实施办法（试验版）》，并经过校长办公会议的批准西南医科大学教务管理系统，现在正式发布，请大家严格遵守并实施。

山西医科大学

2018年9月21日

附件：

山西省医学科学院对于教学实验物资等物品借助网络平台购买的管理规定（试行）

第一章 ?总 ?则

为了加强学校教学科研物资等物品的规范化和数字化购买流程，防范采购中的廉洁风险，有效提高采购效能，根据学校具体情况，制定此规定。

第二条 本规范界定的“教学科研物料及耗材”涵盖教学实践、科研探究、行政事务等场景下应用并损耗的各类试剂、基础材料、小型物品、快速消耗品等。

第三条 本规范所指的互联网购物平台特指名为“喀斯玛商城”的采购系统，该平台在后续内容中简称为商城。

第四条 网上采购必须注重对比制造商、对比品质、对比价位、对比运输距离、对比商业信誉、对比整体效益，同时要确保存在有效竞争、实现物尽其用、杜绝腐败行为、遵守规章制度。

第五条 为了改进教学科研试剂等物资的采购和入库流程，高效开展资产的信息化管理，要全面运用喀斯玛网上商城的线上和线下购买功能，确保本校教学科研试剂、消耗品等采购的账目处理顺利完成。

第二章 ?管理体制

第六条 学校组建了专门负责网上电商平台采购的领导小组，这个小组的名称是“教学科研试剂等用品网上电商平台采购领导小组”，由负责采购事务的副校长担任领导，参与成员包括资产管理处、教务处、科技处、计财处、审计处等部门的负责人，他们共同承担起网上电商平台采购工作的管理与监督职责，领导小组内部设立了办公室，这个办公室的具体位置设在资产管理处。

第七条 ?领导小组各成员职责及分工

这项任务在主要负责人引领下，由资产管理部门负责统筹安排，教学部门、科研部门、财务部门以及监察部门协同推进具体执行工作，各项任务的责任划分和人员安排如下：

（一）资产管理处承担网上电商平台采购事务的日常运作起步网校，负责制定采购相关规章制度，健全结算单据，并与供应方进行沟通协调。

（二）教务部门：需配合资产管理部门，完成教学经费网上采购平台的规则制定、教师账号开通、购买执行以及购买审核的相关任务。

科技部门：需配合资产管理部门，推进科研经费网络购物平台的规则制定，支持科研人员在线完成注册，负责采购流程的执行，并监督采购活动的合规性。

（四）计划财务处：要配合资产管理处，推进教学、科研网上电商平台采购的财务手续规范化，落实购置统一结算事务。

（五）审计部门：配合资产管理部门制定网上购物平台的规章制度，承担网上购物平台的采购审核监管职责。

第八条 平台注册从事教学科研的人员承担网上采购的实际操作，他们负责完成网上下单、货物接收等任务。

第九条 网络平台购物必须清楚购物人员和检验人员。各个部门的网络交易市场登记人员就是购物人员，负责提交购买请求、网络下单、批准等；检验人员由资产管理部门委派，负责全面检验货物、制作统计表格等。

第三章 ?账户管理

第十条 ?账户注册与变更

资产管理部门需联络网络销售平台，办理学府采购账号的开立手续及信息调整，同时申请建立学校的财产专项账户，教学专项账户，科研专项账户，资金专项账户以及货物验收专项账户。

教务部门配合资产管理部门办理教学采购账户的开设手续。各教学账户按实验室实施登记，为利于信息汇总，需由对应学院负责录入。

科技部门辅助资产管理部门开展科研采购账户的登记事务。科研账户以具体研究项目主持人作为注册主体，为了方便管理，其登录名与校园卡系统保持一致。

新用户登记信息之后，通常不会再进行调整，只有在特殊状况下需要修改的，才由资产管理部门负责对接修改事宜。

第十一条 ?账户管理

（一）采购账户

采购账户分为教学采购账户和科研采购账户。

教学采购账户的登记，按教务部门指定的实验室名称进行，指定相关院系进行管理，目的是在电商平台购买教学科研所需物品。该账户由实验室主管承担首要责任，负责账户的日常运作和密码的保管。

申请科研采购账户，只要是学校里打算通过平台购买东西、并且有科研经费的科研人员，都有资格去办理，目的是为了在网上商店买科研用的试剂和其他物品。各个科研经费的负责人是该账户的第一责任人，他们要负责管理采购账户，还要确保密码安全。

（二）资产专户

学校负责资产购置和财务结算的专门账户为资产专户，该账户由资产管理处进行管理，具备审核订单、查看购置订单详情、进行数据汇总及打印的功能，同时负责向监督机构分配监督账号，以便监督机构对网络采购活动进行有效监督。

（三）教务专户

教务专户是机构专门用于处理教学物资采购事务的账户，该账户由教务部门进行监管，其主要作用包括发起教学物资的购买申请，同时支持对采购申请进行审批，能够查看采购详情列表，并完成数据的统计和打印工作。

（四）科研专户

科研专项账户由学校科研管理部门掌管，该账户用于处理科研经费的采购事务，科研管理部门承担审核科研采购申请的任务，能够查看采购详情，进行数据统计，打印相关单据，同时实时监控科研经费的网络采购过程。

（五）财务专户

学校科研经费购置的专户由财务部门负责使用与管理，该账户由计划财务部门具体负责，能够对教学和科研经费的购置订单进行审核，可以查看订单的详细信息，支持对订单内容进行汇总和打印操作。

（六）验货专户

该账户专由资产管理部门负责，此部门承担实体查验及网络核实职责，验货人员需对订单核实的真实性负责。

第四章 ?采购管理

第十二条 学校教学科研相关物资借助网络交易平台进行线上购买，依照网络交易平台采购步骤执行，具体步骤详见图示文件，分为教学费用线上购买及流程和科研费用线上购买及流程。教学科研费用线上购置需在遵守省级财政有关采购规定和学校相关教育科研经费审批权限及报销要求的前提下进行。

第十三条 ?教学经费网上采购

教务部门为每个教学购买账户设定资金上限，教学购买账户登录网络购物平台进行操作，具体可分为几种情形：

单次购买每件或每批金额不超过五万元（包含五万元）的科研实验物料，需由采购人员发起申请，经实验室主管确认无误后，方可安排配送。

单批次采购单个或多个金额超过五万元的订单，提交后，由实验室主管账号确认，按照山西医科大学财务报销管理规定中的教育经费审批流程逐级签字，下单者将审批情况转交教务部门核实，教务账户予以批准，资产管理部门与线上交易平台或平台合作方签订供应合同，最终完成供应。货物验收后，账务处理由教务处完善财务报账手续进行结算。

第十四条 ?教学经费网上记账

为了改进教学试剂等物资的采购和库存管理流程，并推动资产信息化建设，学校借助喀斯玛网上商城的线下订单平台，负责处理校内无法通过网络购买的教学试剂等物品的登记事务。

通过不同途径购买教学所需试剂及物资的西南医科大学教务管理系统，需要进入网络购物平台的实体订单模块，把购买项目详细录入系统存档。存档资料必须由实验管理者的账号进行审批确认，接着前往教务部门领取对应款项的内部支票，再由购买者独立完成财务报销流程。所购金额必须符合教学开支审批权限的规则，同时要得到教务部门批准同意。

备案的订单和网上的订单合并起来，然后和学校的资产管理部门的物料系统对接，接着就可以制作出山西医科大学教学用的试剂、材料等物品的进出记录清单。

第十五条 ?科研经费网上采购

科研采购账号登录网上的购物平台进行操作，为了保障科研购买流程的准确无误，提交订单之后，必须在学校办公自动化系统里填写《山西医科大学喀斯玛网上平台订单办公自动化系统确认单》，由资产管理部门承担审核工作。下单者需尽快完成确认表格，以便顺利进入后续环节，确保货物送达不受延误，表格上必须填写订单编号、交易数额、订购者姓名、联系电话、项目负责人以及内部支票账号等详细内容。

科研经费网上采购分为以下几种情况：

单次购买一件或少量物品，总价值不超过五万元，用于购买教学科研相关材料等物资的订单，需要采购人员发起申请，填写办公自动化系统中的审批单，等资产管理部门审核通过，就可以安排配送了

2.采购批量5万元（>5万元）以上，10万元（

3.采购批量10万元（≥10万元）以上，20万元（

简化流程，助力科研，科研采购账户通过网络平台完成的采购任务，在校园内指定平台接收货物时，必须附带相应的内部票据，此票据用于整体结算，具体报销事宜由资产管理部门负责处理。

第十六条 ?科研经费网上记账

为了改进科研试剂等物资的采购与入库流程，并达成资产数字化管理目标，学校借助喀斯玛网下的实体订单平台，负责处理本校未通过网络渠道购买的科研物资的登记事务。

通过不同途径购买科研物资的，需要进入网络购物平台的实体订单系统，把购买物品的信息登记存档。存档时，也要填写行政办公系统确认单完成确认。若从线下其他商家直接购买，购买者要自行完成财务报销流程，其中已在线上确认的，资产管理部门在查实后提供协助完成付款程序。采购额度须符合科研经费审批权限相关规定并经科研处审核通过。

备案单据和线上订单一同收集，与本校资产管理部门物料系统相连接，制作出山西医科大学科研用试剂各类物资的进退库记录表。

第十七条 教学科研采购账户登录网上电商平台时，需要购买易制毒、易制爆等危险化学品，必须遵循国家规范，先要在线下办理备案审批手续，接着把审批文件提交到平台，最后才能开展线上购买活动。

第五章 ?验货、结算管理

第十八条 ?验货

货物检验由商家、检验人员及提货者共同参与，各自在发货凭证上签字核实，完成确认程序。

物品先运到本校网络销售平台的取货站，由资产管理部门指派的人检查，检查员同时在网上确认收到，未领取前，不能自行拆开包装，领取者确认无误后，在发货单上签名。

第十九条 ?质量问题处理

购买的实验材料等物资，一旦发现存在缺陷，购买者能够直接向网络平台沟通处理，能够依照商场规定办理退货或换货，并且需要立刻告知资产管理部门对有问题的物品进行暂停支付。

第二十条 ?结算

根据学校同喀斯玛北京公司的结算条款，发票由商城开具，实施整体代收代付办法，但危险品供应方及微利纳税人供应商不在此列。

平台每月将多家供应商的多个订单汇总，统一向山西医科大学开具发票，并随附清单明细。

教学采购相关事宜需教务部门核实采购编号、款项总额、具体内容，并补齐相关结算单据，计划财务部门则须依据结算单据，于每月十日前结清上个月应付款项。

科研经费的采购流程由资产管理部门进行审核，需核对采购单上的编号、费用总额、具体项目以及科研项目的账号信息，补充齐全结算单据，财务规划部门则需依据结算单据，在每月的10日之前完成上个月款项的支付工作。

在出现非同寻常的付款需求时，资产管理部门,计划财务部门以及其他关联单位,以及实际采购人员,需要共同商议解决。

第六章 ?附 则

平台专门配置了监察账号，学校资产管理部门、财务部门以及审计部门利用该账号，能够实时监察学校所有采购的物品情况，一旦察觉采购活动存在违规违纪情形，便可以按照法律法规的严格规定进行相应处理。

第二十二条 本规定由资产管理部门进行说明，本规定从2018年10月1日开始执行。

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